Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

TDC-Design KG
Helmut Steer
Von-Holzapfel-Str. 7
86497 Horgau
E-Mail: helmut-steer@tdc-steer.de
Telefon: +49 8294 802849

Geltungsbereich

Diese Erklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten in diesem B2B-Bestellportal. Für die öffentliche Website www.hilco-vision.de gilt die dort veröffentlichte Datenschutzerklärung; verantwortlich ist in beiden Fällen dieselbe Stelle.

Hosting und Datenbank

Portal und Datenbank werden bei Railway (Railway Corporation, San Francisco, USA) betrieben. Beim Aufruf erhebt die Plattform automatisch Server-Protokolldaten, die Ihr Browser übermittelt (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite). Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Übermittlung in die USA stützen wir auf das EU-US Data Privacy Framework.

Registrierung und Händlerkonto

Für ein Konto erheben wir: E-Mail-Adresse, Passwort, Firmenname, Ansprechpartner, Telefonnummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bzw. Steuernummer, Rechtsform, Kundentyp, eine kurze Beschreibung Ihres Geschäfts, Website, Rechnungsanschrift sowie die Angabe, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind. Das Passwort speichern wir ausschließlich als Hash (bcrypt), niemals im Klartext. Ihre Bestätigung der Pflicht-Einwilligungen speichern wir als Nachweis. Erfolgt die Registrierung über eine Einladung, stammen E-Mail-Adresse und Firmenname aus unseren Kundenstammdaten. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Anmeldung, Sitzungen und Schutz vor Missbrauch

Bei der Anmeldung erzeugen wir einen zufälligen Sitzungsschlüssel und speichern ihn mit Nutzerbezug und Ablaufzeitpunkt; im Browser liegt er als Cookie. Wir vermerken den Zeitpunkt Ihrer letzten Anmeldung. Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden gezählt; nach mehreren Fehlversuchen sperren wir das Konto vorübergehend (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Schutz vor unbefugten Zugriffsversuchen). Für „Passwort vergessen“ und die Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse erzeugen wir befristete Einmal-Token und versenden sie per E-Mail.

Profil und Stammdaten

Im Profil können Sie Firmenname, Ansprechpartner, Telefon, Website sowie Rechnungs- und Lieferanschrift ändern. Steuerlich relevante Angaben ändern wir nur nach Rücksprache. Die Änderung wirkt zugleich auf Ihre Kundenstammdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Händler-Logo

Laden Sie ein Logo hoch, speichern wir die Bilddatei bei Cloudflare (R2). Ausgeliefert wird sie ausschließlich über Weiterleitungen dieses Portals, nicht über eine öffentlich erratbare Adresse. Beim Ersetzen löschen wir die vorherige Datei.

Warenkorb, Bestellungen und Rechnungen

Ihren Warenkorb (Artikel, Meter, Notizen) speichern wir Ihrem Konto zugeordnet. Mit dem Absenden entsteht ein Auftrag mit Positionen, Mengen, Preisen und der Lieferanschrift aus Ihren Stammdaten; Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail, teils mit PDF im Anhang. Rechnungen stellen wir im Portal zum Abruf bereit. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Auftrags- und Rechnungsdaten zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den Aufbewahrungspflichten aus § 147 AO und § 257 HGB.

Reklamationen

Bei einer Reklamation erheben wir Auftrags- und Positionsbezug, Kategorie, betroffene Meter, Ihre Beschreibung und die gewünschte Lösung. Hochgeladene Fotos speichern wir in einem nicht öffentlichen Speicherbereich bei Cloudflare (R2); abrufbar sind sie nur über das angemeldete Portal und unser internes System (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Nachrichten aus dem Portal

Senden Sie uns über das Portal eine Nachricht, speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Firma, Anliegen, Nachrichtentext und Sprache und benachrichtigen unser Team per E-Mail; dabei wird der vollständige Nachrichtentext übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).

Eintrag in der Händlersuche (freiwillig)

Sie können sich freiwillig in die Händlersuche auf unserer Website eintragen. Veröffentlicht werden Anzeigename, Anschrift und – falls angegeben – Ihre Website; Telefonnummer und E-Mail-Adresse werden dort nicht veröffentlicht. Ihre Einwilligung wird mit Zeitpunkt und Weg dokumentiert (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Für die Karte wandeln wir die Geschäftsadresse einmalig über den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (Großbritannien) in Koordinaten um; übermittelt wird ausschließlich die Geschäftsadresse.

Von Ihnen freigegebene Lookbooks

Erstellen Sie im Portal ein Lookbook und geben es über einen Link frei, ist diese Seite über den nicht erratbaren Link ohne Anmeldung abrufbar. Sie zeigt Ihren Firmennamen, Ihre Anschrift, Telefonnummer, Website und Ihr Logo. Suchmaschinen werden angewiesen, die Seite nicht aufzunehmen. Sie können die Freigabe jederzeit zurücknehmen.

Protokolle

Sicherheitsrelevante Vorgänge (Anmeldung, fehlgeschlagene Anmeldung, Registrierung, Bestellung, Reklamation) protokollieren wir mit Nutzerbezug, Zeitpunkt, Aktion und IP-Adresse; bei einem Anmeldeversuch mit unbekannter Adresse auch die eingegebene E-Mail-Adresse. Diese Einträge werden nach 180 Tagen automatisch gelöscht. Über jede versandte E-Mail führen wir ein Versandprotokoll mit Empfängeradresse, Betreff und Zustellstatus – ohne Nachrichtentext –, das nach 365 Tagen automatisch gelöscht wird. Beide Löschläufe laufen täglich. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Empfänger

Außerhalb unseres Hauses erhalten Daten ausschließlich die folgenden Dienstleister, jeweils im beschriebenen Umfang:

• Railway Corporation (USA) – Betrieb von Portal und Datenbank und damit sämtliche hier genannten Daten sowie Server-Protokolle.
• Brevo (Sendinblue GmbH, Berlin) – Versand unserer E-Mails. Übermittelt werden Empfängeradresse, Betreff und der Inhalt der jeweiligen Nachricht; bei Rückmeldungen, Reklamationen und Kontaktnachrichten schließt das den vollständigen Nachrichtentext ein, bei Auftragsbestätigungen zusätzlich das angehängte PDF. Die Verarbeitung erfolgt in der EU; es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
• Cloudflare – Speicherung und Auslieferung von Bildern und Dateien (Produktbilder, Händler-Logos, Reklamationsfotos). Beim Laden von Bildern übermittelt Ihr Browser dabei Ihre IP-Adresse an Cloudflare.
• OpenStreetMap Foundation (Großbritannien) – einmalige Umwandlung einer Geschäftsadresse in Koordinaten, ausschließlich beim Eintrag in die Händlersuche. Für Großbritannien liegt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor.
• Sentry – Erfassung technischer Fehler. Übertragen werden Fehlermeldung, aufgerufene Adresse, Browserkennung und IP-Adresse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Cookies

Das Portal setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies: „portal-session“ hält Ihre Anmeldung (Laufzeit 7 Tage, mit „angemeldet bleiben“ 30 Tage), „portal-locale“ Ihre Sprachwahl (Laufzeit 1 Jahr). Analyse- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht, ein Tracking findet nicht statt.

Speicherdauer

Sicherheitsprotokolle löschen wir nach 180 Tagen, das Versandprotokoll für E-Mails nach 365 Tagen – beides automatisch. Auftrags- und Rechnungsdaten bewahren wir für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf, in der Regel zehn Jahre. Konto- und Stammdaten speichern wir, solange das Händlerkonto besteht und die Geschäftsbeziehung fortdauert. Für die übrigen im Portal erhobenen Daten legen wir die Fristen derzeit verbindlich fest und ergänzen sie an dieser Stelle; bis dahin löschen wir auf Anfrage, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Ihre Rechte

Sie haben hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten die folgenden Rechte. Eine formlose Nachricht an die oben genannte Adresse genügt:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA).

Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen und dem tatsächlichen Funktionsumfang des Portals entspricht.